Artigo 1.º
Instrumentos do registo
1 - Para o serviço de registo, existem nas conservatórias:
a) Um diário, em suporte informático, destinado à anotação cronológica das apresentações dos pedidos de registo por transcrição e respectivos documentos;
b) Fichas de registo em suporte informático;
c) Pastas destinadas ao arquivo de documentos.
2 - Os suportes previstos na alínea c) do número anterior podem ser substituídos pelo arquivo dos documentos em suporte electrónico, nos termos fixados por despacho do director-geral dos Registos e do Notariado.
Artigo 2.º
Fichas informáticas de registo
1 - As fichas informáticas de registo contêm a matrícula da entidade sujeita a registo e os registos por transcrição e menções dos registos por depósito que lhe digam respeito.
2 - A cada entidade corresponde uma única ficha informática.
3 - Se a alteração da natureza jurídica da entidade registada determinar a atribuição de um novo número de identificação de pessoa colectiva, é aberta uma nova ficha informática para o registo da entidade em causa.
Artigo 3.º
Pastas
1 - Os documentos que serviram de base ao registo e a respectiva requisição, bem como o texto das publicações, quando não efectuadas por via electrónica, são arquivados em pastas privativas de cada entidade sujeita a registo, existentes na conservatória da área da respectiva sede.
2 - As conservatórias podem atribuir um número de ordem a cada pasta.
3 - Os documentos respeitantes a registos que já não se encontrem em vigor podem ser transferidos para uma pasta-desdobramento, com anotação do facto em ambas as pastas.
4 - Anotada a caducidade do registo provisório, os documentos são retirados da pasta para devolução aos interessados.
5 - Após a feitura de registo solicitado em conservatória não detentora da pasta da entidade, deve esta conservatória remeter à competente a requisição e os documentos que a instruíram, bem como os despachos a que tenha havido lugar, para arquivamento na pasta respectiva.
6 - Nos casos referidos no número anterior, se o registo tiver sido qualificado como provisório ou recusado, a remessa apenas ocorre quando a decisão se tornar definitiva.
7 - Sempre que a conservatória onde foi solicitado o registo não for a detentora da pasta da entidade e o funcionário competente para o registo tenha necessidade de consultar documentos nela arquivados, deve solicitar àquela conservatória o envio imediato de cópia dos mesmos, por telecópia ou qualquer outra forma de expedição.
8 - Efectuada a inscrição que publicite a mudança voluntária da sede da entidade para outro concelho, a pasta respectiva é remetida oficiosamente à conservatória nele situada, sendo a entidade notificada de tal facto.
9 - O envio dos documentos previsto nos n.os 5, 7 e 8 só ocorre quando não existam condições que garantam o acesso por via electrónica à informação sobre a entidade. |
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